Бизнис

Попјанев: Подобрување на искуството на вработените

Илија Попјанев | aвторот е консултант за организациско управување со примена на современи агилни и адаптабилни методологии

Економија и бизнис | печатено издание | септември 2022г.

Во просек, во својот живот, секој работник поминува околу 3 500 дена на работа, и тоа е времето кое секој би сакал да го помине што е можно попријатно и поквалитетно.
Вработените велат дека сакаат да се чувствуваат ценети и слушнати, и наметнуваат нови приоритети во работниот процес, што во новата реалност организациите кои се креативни ќе успеат да го подобрат искуството на вработените и да ги задржат, т. е. да станат посакуван работодавач во својата индустрија или област на дејствување.
Оваа тема на глобално ниво станува ургентна и поради фактот што секој месец повеќе милиони луѓе ги напуштаат своите организации не поради финансиски причини, туку поради нарушена добросостојба, изгубена организациска цел и смисла, токсична култура, нефлексибилно работно време, т. е. поради динамиката и комплексноста на новите работни односи и методи кои постојано се менуваат, вработените бараат поголемо задоволство од работата.
Работодавачите кои се грижат за своите вработени и се трудат да изградат незаборавно искуство за вработените значително ги подобруваат организациските перформанси како што се: продуктивност, ангажираност, добросостојба, т. е. организацискиот успех во глобала.
Ако се прашувате што се подразбира под „искуство на вработените“, тоа претставува збир од сите искуствата на вработениот во една организација. Тоа ги опфаќа интеракциите со колегите, раководителите, технологијата која се користи, компаниската култура, па дури и работниот простор игра значајна улога. Искуството има културна, технолошка и физичка димензија.
Колку оваа тема е значајна во посковид периодот се утврди и од неодамнешната анкета на ВТВ каде што дури 92 % од испитаниците истакнале дека искуството на вработените ќе им биде клучен приоритет во следните три години. Дури 81 % од испитаниците сметаат дека искуството на вработените има корелација со ангажираноста, 80 % со добросостојбата, а 78 % со продуктивноста.

Како работодавачите можат да го подобрат искуството на вработените?
Во стратешка смисла, добра стартна точка е да се мапира целокупниот престој на вработените во организацијата за да се добие подобар увид во тоа: Што им е важно? Што им прави нелагодност? Како комуницираат со компанијата?, и многу други прашања од витално прашање во секоја фаза, од процесот на вработување, воведување, социјализација, обучување, работење, до моментот кога вработениот ја напушта компанијата. Секоја фаза треба добро да се анализира за да се откријат „моментите на вистина“, т. е. причинителите на незадоволство, фрустрација и стагнација на вработените, што резултира со нивно заминување од организацијата.
Истражувањата на Галуп на глобално ниво покажуваат дека само 13 % од вработените се ангажирани и задоволни од своите работни искуства, како и дека среќните, задоволни вработени се околу 12 % попродуктивни од останатите. Бидејќи искуството на вработените игра толку значајна улога, организациите инвестираат во дизајн на стратегии за искуства кои можат да ги поправат перформансите, но и да ја поправат добросостојбата, што е особено важно за вработените.

1 Унапредете ја организациската комуникација
Според истражувањето на Делоит (Deloitte), само 47 % од работодавците истакнале дека поседуваат комуникациски процеси и вештини неопходни за справување со кризни ситуации. Недостатокот на соодветна и навремена комуникација во време на кризи е многу важен фактор бидејќи влијае на тоа како вработените ја перципираат подготвеноста на организацијата во тешки времиња.
Во време на криза, организациите имаат тенденција да се фокусираат повеќе на надворешните приоритети (клиенти, соработници, партнери), отколку на внатрешните – своите вработени. И покрај тоа што надворешната комуникација е важна, треба да ги ставите вашите вработени на прво место, особено во време на криза. На истата анкета, 30 % од испитаниците веруваат дека вработените се најзанемарените чинители кога нивната организација се справува со криза.
Во време на криза, на вработените им недостасува јасно разбирање на ситуацијата, тие може да се чувствуваат фрустрирани и исплашени, што негативно влијае на нивното искуството.
Јасната и отворена комуникација е од суштинско значење и затоа раководителите треба да поттикнат редовни разговори со вработените за да го подобрат нивното искуство, а со денешниот развој на технологијата, е-поштата не е единствената алатка за споделување добри и лоши вести. Треба да се искористат бројните канали за интерна комуникација како Слак (Slack), Дискорд (Discord), МС Тимс (MS Teams), кои се лесно достапни, креативни, интересни за користење и луѓето ги сакаат.

2 Направете работењето да има смисла и вредност за вработените
Според истражувањето на Делоит, работодавачите можат да направат работата да има смисла, цел и вредност ако:
• Поттикнат автономија, со охрабрување на вработените самостојно да ја обликуваат својата работна средина на начин што ќе им помогне да дадат поголема вредност. Слободата на работење е во корелација со психолошката сигурност како уверување дека вработените нема да бидат казнети ако згрешат, да бидат исмеани или обвинети.
• Креирајте мали мултифункционални, самоменаџирани тимови кои ќе бидат зајакнати да носат самостојни одлуки, да генерираат нови идеи и решенија, да се адаптираат.
• Организирајте ретроспективи – состаноци за подобрување кои ќе ги водат вработените самостојно. Дајте им време да дискутираат за разни прашања, за нивниот развој и сл.
• Зголемете го чувството на припадност преку иницијативи за вклучување и програми за менторство бидејќи кога вработените имаат чувство на припадност тие се лојални, ретко размислуваат да бараат нова работа, ентузијастични се, имаат поголемо задоволство од работата, поангажирани се и со секој екстра чекор прават работата да вреди повеќе.
• Преку смислено поставување на цели, вработените стекнуваат доверба да ги развијат своите вештини притоа зголемувајќи го ангажманот и мотивацијата, додека се дел од компанијата. Не поставувајте долгорочни, амбициозни цели кои веројатно ќе се променат или ќе станат бесмислени. Дајте приоритет на агилни, краткорочни цели кои можат редовно да се прегледуваат и да се менуваат во услови на динамичен, комплексен свет.

3 Работете на компаниската култура и лидерството
Колку е подобра компаниската култура, толку е подобро искуството на вработените и секогаш најдобриот начин за подобрување на културата е кога ќе се отстранат негативните елементи и ќе ги зајакнете позитивните фактори кои ќе влијаат на добросостојбата, на ангажираноста, на продуктивноста и на сите останати елементи на организациска успешност.
Корисно е да се следат индикаторите на организациско однесување како што се:
•      Озборувања и погрешна комуникација
•      Агресивно и пасивно однесување
•      Автократски стил на управување
•      Прекумерно отсуство од работа
•      Прекумерни поплаки од вработени
•      Управување со фаворизирање на одредени луѓе
•      Исцрпеност и недостаток на рамнотежа меѓу работата и животот.
За параметрите кои се во негатива, најверојатно ќе треба да донесете одлуки на највисоко ниво во организацијата за нивно отстранување и редизајн на културата со помош на вработените.
Стимулирајте ги менаџерите да го променат својот стил и да внесат повеќе емпатија, поддршка и соработка со вработените. Менаџерите треба да креираат систем во кој вработените ќе знаат дека се поддржани од менаџментот при секојдневните операции за кои се бара нивна одговорност. Менаџерите треба да изнајдат време за менторирање на вработените и давање чести повратни информации, охрабрување на вработените да учат на грешки, градење на доверба и да бидат секогаш достапни за да им помогнат на вработените во остварување на нивните цели.
Да се води со емпатија значи разбирање и прифаќање дека луѓето не работат секогаш најдобро. Менаџерите треба да покажат дека се грижат за вработените и дека ги интересира што може да им го подобри искуството. Потребна е постојана комуникација со личен контакт, пофалба на вработените, искрена грижа за благосостојбата, повратна информација, со цел да изградите позитивна култура.

4 Мапирајте го искуството на вработените како патување
Мапирањето на искуството на вработените од првиот до последниот ден на престој во компанијата ќе ви помогне да го зголемите задоволството на вработените во секоја фаза од нивниот престој во компанијата. За визуелизација на процесот користете канвас за мапирање на патувањето со опфаќање на сите фази на работните процеси, а со цел за нивно подобрување. Можете да започнете со креирање прегледна и едноставна за ракување веб-страница на која кандидатите полесно ќе се информираат за вашите огласи за вработување и на полесен начин ќе можат да аплицират за работното место за кое се квалификувани. Потоа можете во процесот на селекција да воведете софтвер врз база на вештачка интелигенција кој значително ќе го подобри процесот и ќе го забрза со цел да имате брза реакција на огласите за вработување.
Користете современи техники и алатки за привлекување на таленти врз база на дигитална технологија со креирање на моќен бренд на посакуван работодавач од типот на еден Гугл, Епл, Фејсбук. Анализирајте ги и подобрете ги фазите на вклучување и обучување со активно учество на менаџерите, менторски програми, кариерни советување, динамични работни места, мапирање на компетенциите и сл. Посебен фокус можете да обрнете и на тоа да го направите првиот ден на вработениот незаборавно искуство со креативни идеи и вклученост на тимот.
Вработените кои имаат позитивни искуства од фазата на воведување и социјализација имаат 2,6 пати поголема веројатност да бидат исклучително задоволни од своето работно место и затоа ова е добро место за старт на подобрување на искуството на вработените. Погрижете се вработените јасно да разберат што се очекува од нив уште од прв ден и дека имаат целосна поддршка од менаџерите и колегите за воведување во работата и исполнување на своите одговорности.
Работодавачите, за да се приближат до перцепцијата на вработените и да планираат развој на нивните организации, со подобрено искуство на вработените, треба да ги земат предвид следниве елементи и претпоставки:
•      Лидерите треба да бидат емпатични, со висок степен на емоционална интелигенција
•      Постојана комуникација и откривање на потребите на вработените преку анкети
•      Овозможување на вработените да креираат лични цели и алатки за нивно исполнување
•      Прифаќање на повратна информација од долу нагоре во организацијата.
Работодавачите, следејќи ја својата цел да го унапредат искуството на вработените, треба да се потпрат на научни студии и истражувања, многу експерименти и адаптации на новонастанатите ситуации врз база на повратната информација од вработените.
Не постои магична формула со која преку ноќ ќе станете најпосакуваниот работодавач на светот, но со следење на препораките од оваа студија имате добри шанси да тргнете по вистинскиот пат или како што рекол познатиот менаџмент гуру Хенри Минџберг: 
„Управувањето може да се смета дека се одвива во триаголник каде што се спојуваат уметноста, занаетот и употребата на науката.“

ПРЕПОРАЧАНО